នៅក្នុងមេរៀននេះ អ្នកនឹងសិក្សាអំពី៖
◊ ការប្រាស្រ័យទាក់ទង និងទំនាក់ទំនងដ៏សមរម្យរវាងមិត្តរួមការងារនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន។
◊ របៀប និងពេលវេលាសមរម្យក្នុងការប្រាស្រ័យទាក់ទងតាមរយៈអ៊ីមែលព្រមទាំងការប្រើសូរស័ព្ទឱ្យបានត្រឹមត្រូវ។
◊ ស្វែងយល់អំពីគោលគំនិតបច្ចេកទេសសំខាន់ៗទាក់ទងនឹងអ៊ីមែលរួមមានរបៀបសម្គាល់អាសយដ្ឋាន របៀបផ្ទុក និងទទួលយកសារជាដើម។
◊ របៀបផ្ញើ និងទទួលសារតាមរយៈបណ្ដាញ ឬដោយការប្រើប្រាស់កម្មវិធីអ៊ីមែល។
ក្រុមហ៊ុនគឺជាសហគមន៍មួយដែលមានមនុស្សធ្វើរួមគ្នា។ ការបង្កើតឱ្យមានបរិយាកាសការងារស្រស់ស្រាយ និងការគោរពគ្នាទៅវិញទៅមកធ្វើឱ្យជីវិតរបស់បុគ្គលិកម្នាក់ៗតែងមានក្ដីសុខ និងភាពងាយស្រួល។
ការគោរពគ្នាគឺជាគន្លឹះដែលនាំឱ្យមានភាពសិទ្ធស្នាលនៅក្នុងការិយាល័យ។ ខណៈដែលការគោរពចំពោះមិត្តរួមការងារគឺជាបទដ្ឋានទូទៅនោះក៏នៅមានឥរិយាបថមិនសមរម្យមួយចំនួន ដែលយើងត្រូវតែជៀសវាងផងដែរដូចជា ការសម្លុត ការបៀតបៀនកេរ្តិ៍ខ្មាស់ និងការរំខានពីអ្នកដទៃជាដើម។ សេចក្ដីគោរពគឺជាវត្ថុដ៏មានតម្លៃបំផុតរបស់បុគ្គលិកទាំងអស់របស់ស្ថាប័នមួយ។ ការចេះគោរពគ្នាទៅវិញទៅមក និងការប្រើប្រាស់ធនធានរបស់ស្ថាប័នឱ្យបានត្រឹមត្រូវ នឹងបង្កើតបាននូវបរិស្ថានការងារដ៏ល្អមួយ ហើយនាំឱ្យបុគ្គលិកទាំងអស់ព្រមទាំងនិយោជក ចង់មកកាន់កន្លែងធ្វើការជានិច្ច។
សេចក្ដីគោរពក៏ជាតម្លៃដ៏សំខាន់ផងដែរនៅពេលប្រាស្រ័យទាក់ទងជាមួយអតិថិជនរបស់ក្រុមហ៊ុន។ ហេតុផចម្បង ដែលនាំអតិថិជនទិញទំនិញពីក្រុមហ៊ុននោះគឺ គុណភាពនៃសេវាកម្មដែលក្រុមហ៊ុនផ្ដល់ឱ្យ។ មានហេតុផលមួយដែលអាចនឹងធ្វើឱ្យអតិថិជនឈប់ទិញទំនិញរបស់យើង គឺដោយសារពួកគាត់មានអារម្មណ៍អាក់អន់ចិត្តនឹងអាកប្បកិរិយាបុគ្គលិករបស់ក្រុមហ៊ុន។ ទោះបីជាគុណភាពរបស់ផលិតផលរបស់ក្រុមហ៊ុននោះល្អយ៉ាងណាក្ដី ក៏ពួកគេអាចនឹងសម្រេចចិត្តទិញពីកន្លែងផ្សេងទៀតបានដែរ។ អាកប្បកិរិយាដែលមិនល្អ ឆាប់ធ្វើឱ្យមានអារម្មណ៍អន់ចិត្ត និងចាត់ទុកថាខ្វះការគួរសមផងដែរមានដូចជា៖
◊ បុគ្គលិកប្រឡែង និងរុញច្រានគ្នានៅក្នុងហាង
◊ អ្នកលក់ផឹកឬទទួលទាននៅក្នុងហាង នៅពេលមានអតិថិជនដើរចូលមក
◊ សម្លឹងមិនដាក់ភ្នែកទៅលើអតិថិជន
◊ បុគ្គលិកស្លៀកពាក់មិនបានសមរម្យ
◊ ម្ញ៉ិកម៉្ញក់ដាក់អតិថិជន
◊ ប្រើប្រាស់គ្រាមភាសាក្នុងការណែនាំអតិថិជន
◊ មិនប្រាប់អំពីការពិតរបស់ផលិតផល ឬសេវាកម្មដល់អតិថិជន
◊ ធ្វេសប្រហែស ក្នុងការកាន់ផលិតផលធ្វើឱ្យប្រឡាក់ដី ឬធ្វើឱ្យមានការប៉ះទង្គិចអតិថិជន។
សំបុត្រអេឡិចត្រូនិក (Email) គឺជាមធ្យោបាយទំនាក់ទំនងដោយប្រើកុំព្យូទ័រដែលបានភ្ជាប់បណ្ដាញអ៊ិនធឺណិត ដើម្បីផ្ញើសារឱ្យគ្នាទៅវិញទៅមក។ គុណសម្បត្តិរបស់អ៊ីមែលរួមមាន៣ចំណុចគឺ៖
◊ យើងនឹងទទួលបានសារភ្លាមៗ។ ករណីយើងមិនទាន់បានភ្ជាប់អ៊ីនធឺណិតសារនោះនឹងរក្សាទុកនៅលើអ៊ីនធឺណិតរហូតទាល់តែបានទទួលបានតភ្ជាប់អ៊ីនធឺណិត និងបានអានវា។
◊ អ៊ីមែលអាចនឹងត្រូវបានរក្សាទុកជារៀងរហូតនៅក្នុងកុំព្យូទ័ររបស់អ្នកប្រើ ឬនៅលើអ៊ីនធឺណិតឬក៏ទាំងពីរដោយវានឹងប្រែក្លាយទៅជាបញ្ជីឈ្មោះនៃព័ត៌មានទាំងអស់ដែលបានផ្ញើ និងទទួលដោយអ្នកប្រើ។ បញ្ជីឈ្មោះនេះគឺមានប្រយោជន៍បំផុតក្នុងការរក្សាទុកព័ត៌មានផ្សេងហើយវាងាយស្រួលក្នុងការសង្គ្រោះព័ត៌មានផ្ទាល់ខ្លួន និងព័ត៌មានជំនួញទៀតផង។
◊ វាអាចត្រូវបានគេប្រើដើម្បីផ្ញើ ដោយមានឯកសារភ្ជាប់មកជាមួយ វាអនុញ្ញាតឱ្យផ្ញើដោយភ្ជាប់ឯកសារផ្សេងៗ តាមរយៈអ៊ីនធឺណិតទៅកាន់អ្នកប្រើណាមួយផ្សេងទៀតបាន។
យើងមិនអាចប្រើអ៊ីមែលជាភស្ដុតាងក្នុងប្រព័ន្ធច្បាប់បានទេ ដោយសារតែវាងាយស្រួលនៅក្នុងការក្លែងបន្លំ។ ដូច្នេះ ជាធម្មតាយើងប្រើអ៊ីមែលបានតែនៅក្នុងទំនាក់ទំនងការងារ និងទំនាក់ទំនងផ្ទាល់ខ្លួនប្រចាំថ្ងៃប៉ុណ្ណោះ ប៉ុន្ដែនៅពេលដែលមានតម្រូវការធ្វើជាឯកសារភស្ដុតាងផ្លូវច្បាប់(ដូចជាកិច្ចសន្យាដើម)គឺអ្នកពិតជាមិនអាចផ្ញើវាតាមរយៈអ៊ីមែលបានទេ។ ឯកសារពិតប្រាកដត្រូវតែបានបោះពុម្ព ចុះហត្ថលេខា និងផ្ញើតាមប្រៃសណីយ៍។
ជាធម្មតា អ៊ីមែលត្រូវបានការពារដោយពាក្យសម្ងាត់។ យើងមិនអាចអានអ៊ីមែលផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នកផ្សេងបានទេ លុះត្រាតែយើងស្គាល់ពាក្យសម្ងាត់របស់គេ ហើយអ្នកផ្សេងទៀតក៏មិនអាចចូលទៅអានអ៊ីមែលរបស់យើងបានដែរបើសិនជាយើងមិនប្រាប់ពាក្យសម្ងាត់របស់យើងដល់គេនោះ។
យើងគួរតែប្រើគារវកិច្ចដូចគ្នាទៅនឹងអ្វីដែលយើងធ្លាប់ប្រើនៅក្នុងលិខិតដែលបានផ្ញើទៅកាន់មនុស្សតែមួយផងដែរ៖ ជាលក្ខណៈផ្លូវការគឺ “ គោរពជូនលោក លោកស្រី…” និងលក្ខណៈមិនផ្លូវការ (សម្រាប់មិត្តភក្ដិ) គឺ “សួស្ដី”។ សូរសព្ទ និងចុងបញ្ចប់នៃខ្លឹមសារអត្ថបទ គួរតែមានសូរស័ព្ទដូចគ្នា។
ប្រអប់សំបុត្រ គឺជាកន្លែងដែលអ្នកប្រើទទួលបានអ៊ីមែលទាំងអស់ដែលគេបានផ្ញើមកឱ្យគាត់/នាង។ ប្រអប់សំបុត្រអាចត្រូវបានផ្ដល់ឱ្យដោយនិយោជកឬស្ថាប័ន ឬក៏អាចទទួលបានដោយឥតគិតថ្លៃនៅក្នុងអ៊ីនធឺណិតដូចជា Gmail Yahooជាដើម។ អាសយដ្ឋានអ៊ីមែលមិនប្រកាន់យកតួអក្សរពុម្ពឬអក្សរធម្មតាក៏ដោយ។
អ៊ីមែលអាចត្រូវបានគេផ្ញើទៅកាន់មនុស្សម្នាក់ឬមនុស្សច្រើននាក់បានក្នុងពេលតែមួយ។ ចំពោះអ្នកទទួលនីមួយៗ អ្នកផ្ញើអាចអ៊ីមែលទៅពួកគេតាមរយៈអាសយដ្ឋានត្រង់ជូនចំពោះ (To) ឬជាអ្នកដែលនឹងត្រូវចម្លងព័ត៌មានជូន (Cc) បាន។ នៅពេលដែលពួកគេទទួលបានអ៊ីមែល អ្នកទទួលអាចនឹងមើលឃើញអាសយដ្ឋានអ៊ីមែលទាំងអស់របស់អ្នកទទួល ដែលអ្នកផ្ញើបានរួមបញ្ចូលដូចជាអាសយដ្ឋានដែលបានជូនចំពោះ” To” ឬចម្លងជូន “ Cc” ។ អ្នកផ្ញើក៏អាចចម្លងអ៊ីមែលជាសម្ងាត់ ជូនចំពោះអ្នកទទួលណាម្នាក់ ដោយពុំអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកផ្សេងមើលឃើញអំពីអាសយដ្ឋានរបស់អ្នកទទូលម្នាក់នោះបានផងដែរ។ ការចម្លងជូនបែបនេះត្រូវបានគេហៅថា ចម្លងជាសម្ងាត់ជូន (Bcc)។
បញ្ជីសំបុត្ររួម គឺជាសេវាកម្មដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកប្រើអាចផ្ញើសំបុត្រទៅកាន់ក្រុមមនុស្ស ដែលមានចំណាប់អារម្មណ៍ទៅលើប្រធានបទដូចគ្នា។ នៅក្នុងបញ្ជីសំបុត្ររួមមានអាសយដ្ឋានអ៊ីមែលជាច្រើន ដែលសមាជិកម្នាក់ៗ អាចសរសេរផ្ញើទៅកាន់គ្នាបាន ហើយត្រូវដឹងថាសារដែលពួកគេបានផ្ញើ នឹងត្រូវបានទទួលដោយអ្នកប្រើទាំងអស់ដែលបានចូលរួមនៅក្នុងបញ្ជីសំបុត្ររួមនេះ។វាមិនចាំបាច់ឱ្យសមាជិកទាំងអស់ដឹងថាអ្នកណាខ្លះនៅក្នុងបញ្ជី ឬមិនចាំបាច់ឱ្យដឹងអំពីអាសយដ្ឋានអ៊ីមែល របស់សមាជិកទាំងអស់នៅក្នុងបញ្ជីទេ។
អ៊ីមែលមានបីផ្នែក៖ ទី១ អាសយដ្ឋានរបស់មនុស្សដែលនឹងត្រូវផ្ញើអ៊ីមែលទៅកាន់ (ជូនចំពោះ, ចម្លងជូន និងចម្លងជាសម្ងាត់ជូន)។ ទី២ ប្រធានបទអ៊ីមែល គឺជាការរៀបរាប់ខ្លីៗ អំពីអ្វីដែលអ៊ីមែលនឹងបង្ហាញដល់អ្នកទទួល និង ទី៣ តួសេចក្ដី ជាកន្លែងដែលនឹងត្រូវសរសេររៀបរាប់ដោយរួមបញ្ចូលទាំងគារវកិច្ច ខ្លឹមសារ និងហត្ថលេខា។
នេះជាក្បួននៃការសរសេរអ៊ីមែល៖
◊ បើអ្នកសរសរទៅកាន់មនុស្សច្រើនជាងម្នាក់អ្នកគួរសម្រេចចិត្តជ្រើសរើសថា អ្នកណាជាអ្នកទទួលដោយផ្ទាល់ និងអ្នកណាជាអ្នកត្រូវចម្លងជូន។ ត្រូវវាយអាសយដ្ឋានអ៊ីមែលឱ្យបានត្រឹមត្រូវ។
◊ សរសេរប្រធានបទឱ្យខ្លីប៉ុន្តែមានន័យពេញលេញ
◊ កុំសរសេរអ៊ីមែលវែងពេក
◊ មុនឆ្លើយតបអ៊ីមែល សូមអានអ៊ីមែលម្ដងហើយម្ដងទៀតដោយវិភាគលើគោលបំណង។
◊ ពេលតបសារត្រូវប្រាកដក្នុងចិត្តថា អ្នកបានបញ្ចូលព័ត៌មានគ្រប់គ្រាន់ ដើម្បីឱ្យអ្នកទទូលដឹងអំពីអ្វីដែលអ្នកកំពុងឆ្លើយតប។
◊ អាន និងពិនិត្យមើលអ៊ីមែលរបស់អ្នកឡើងវិញ តើអ្វីដែលអ្នកអានយល់ថាមានលក្ខណៈអវិជ្ជមានដែរឫទេ។
◊ ពិនិត្យមើលកំហុសអក្ខរាវិរុទ្ធ។
មានមធ្យោបាយពីរយ៉ាងនៅក្នុងការអាន សរសេរ និងគ្រប់គ្រងអ៊ីមែលរបស់អ្នក៖
◊ មធ្យោបាយទី១ គឺត្រូវប្រើកម្មវិធីរុករកសំបុត្រលើបណ្ដាញ(Web mail)មានការចាប់អារម្មណ៍ជាពិសេសសម្រាប់តែអ្នកដែលពុំមានកុំព្យូទ័រផ្ទាល់ខ្លួននិងអ្នកដែលចង់ប្រើប្រាស់សំបុត្រអ៊ីមែលរបស់ពួកគេនៅកន្លែងផ្សេងគ្នាតែប៉ុណ្ណោះ ព្រោះថាពួកគេអាចបើកមើលវាបានពីកុំព្យូទ័រណាមួយក៏បាន ឱ្យតែកុំព្យូទ័រនោះបានតភ្ជាប់ទៅកាន់អ៊ីនធឺណេត។
◊ មធ្យោបាយទី២ គឺប្រើកម្មវិធី(Email Client) ជាកម្មវិធីកុំព្យូទ័រដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកប្រើទាញយកឯកសារទាំងអស់របស់ពួកគេបាន ដោយពុំចាំបាច់តភ្ជាប់ទៅកាន់អ៊ីនធឺណិតគ្រប់ពេលវេលានោះទេ។ (លើកលែងតែនៅពេលផ្ញើ និងទទួលអ៊ីមែល)។ ជាធម្មតាការប្រើកម្មវិធីអ៊ីមែលមានលក្ខណៈលឿនជាងការប្រើសំបុត្រលើបណ្ដាញ(GmailឫYahoo) ដោយសារតែព័ត៌មានទាំងអស់មាននៅក្នុងកុំព្យូទ័រស្រាប់ និងមិនចាំបាច់ទាញយកគ្រប់ពេលដែលយើងចង់អានសារណាមួយឡើយ។ គុណវិបត្តិរបស់វា គឺមិនអាចអានអ៊ីមែលបានទេ នៅពេលដែលយើងនៅទីតាំងផ្សេងពីកុំព្យូទ័ររបស់យើង។
ការបញ្ចូលឯកសារនៅក្នុងអ៊ីមែលត្រូវបានគេហៅថា ភ្ជាប់ឯកសារទៅនឹងអ៊ីមែល។ វាត្រូវបានគេនិយមប្រើបំផុតក្នុងការភ្ជាប់ឯកសារតាមរយៈអ៊ីមែល ដែលអាចធ្វើបានយ៉ាងងាយស្រួល លឿន និងមិនគិតថ្លៃ ឬគិតថ្លៃទាបបំផុតក្នុងការផ្ញើឯកសារវាយអត្ថបទ រូបភាព សំឡេង (ចម្រៀង)។ល។
ទំហំកំណត់នៃការភ្ជាប់ឯកសារ គឺជាទំហំនៃឯកសារដែលបានភ្ជាប់។ ប្រព័ន្ធអ៊ីមែលភាគច្រើនកំណត់ទំហំឯកសារដែលត្រូវផ្ញើ និងល្បឿនអ៊ីនធឺណិត ក៏ជាកត្តាដែលអាចឱ្យយើងផ្ញើឯកសារដែលមានទំហំធំបានដែរ។
ដើម្បីទទួលបានអាសយដ្ឋានអ៊ីមែល អ្នកប្រើចាំបាច់ត្រូវចូលទៅកាន់តំបន់បណ្ដាញរបស់ក្រុមហ៊ុននោះ រួចបំពេញព័ត៌មានតាមបែបបទដែលក្រុមហ៊ុនទាមទារ។ នៅពេលអ្នកមានអាសយដ្ឋានអ៊ីមែលនេះហើយ អ្នកអាចចាប់ផ្ដើមប្រាប់អាសយដ្ឋានរបស់អ្នកនេះដល់មិត្តភក្ដិ និងមនុស្សដែលចង់ទំនាក់ទំនង ដើម្បីឱ្យពួកគេអាចសរសេរអ៊ីមែលផ្ញើមកកាន់អ្នកតាមរយៈអាសយដ្ឋាននេះ ឬក៏យើងអាចផ្ញើអាសយដ្ឋានអ៊ីមែលទៅកាន់គេវិញបានប្រសិនបើយើងស្គាល់អាសយដ្ឋានអ៊ីមែលរបស់ពួកគេ។
ដើម្បីសម្រួលដល់ការផ្ញើអ៊ីមែល គ្រប់កម្មវិធីអ៊ីមែលទាំងអស់មាន សៀវភៅអាសយដ្ឋាន ដែលយើងរក្សាទុកអាសយដ្ឋានអ៊ីមែលរបស់មនុស្សទាំងអស់ដែលយើងចង់ទំនាក់ទំនង ឬក៏អាសយដ្ឋានរបស់អ្នកណាម្នាក់ដែលយើងស្គាល់និងចង់រក្សាវាទុក។ សៀវភៅអាសយដ្ឋានអនុញ្ញាតឱ្យយើងរកឃើញអាសយដ្ឋានរបស់បុគ្គលដែលយើងទាក់ទង ដោយគ្រាន់តែវាយឈ្មោះរបស់ពួកគេតែប៉ុណ្ណោះ។
ទន្ទឹមនឹងគុណសម្បត្តិរបស់អ៊ីមែលវាក៏បានបង្ហាញនូវគុណវិបត្តិរបស់អ៊ីមែលមានចំណុចដូចខាងក្រោម៖
◊ ទទួលបានសារឥតបានការច្រើនជាងសារធម្មតា
◊ ត្រូវបានគេប្រើដើម្បីចែកចាយមេរោគនៅក្នុងកុំព្យូទ័រដែលឆ្លងពីកុំព្យូទ័រមួយទៅកុំព្យូទ័រផ្សេងទៀតតាមរយៈអ៊ីមែល ឬតាមឧបករណ៍ផ្ទុកចល័ត យូអេសប៊ី ស៊ីឌី។ល។
◊ ត្រូវបានគេប្រើដើម្បីចែកចាយមេរោគនៅក្នុងកុំព្យូទ័រដែលឆ្លងពីកុំព្យូទ័រមួយទៅកុំព្យូទ័រផ្សេងទៀតតាមរយៈអ៊ីមែល ឬតាមឧបករណ៍ផ្ទុកចល័ត យូអេសប៊ី ស៊ីឌី។ល។
ខណៈដែលអ៊ីមែលនៅជាជម្រើសដ៏ពេញនិយមក្នុងការប្រាស្រ័យទាក់ទងតាមអ៊ីនធឺណិត សម្រាប់ក្រុមហ៊ុនជំនួញ និងអ្នកប្រើអ៊ីនធឺណិតភាគច្រើនមានអាសយដ្ឋានអ៊ីមែល ហើយឥឡូវនេះការប្រាស្រ័យទាក់ទងផ្ទាល់ខ្លួនជាច្រើន បានធ្វើឡើងតាមរយៈប្រព័ន្ធផ្ញើសារឯកជនរបស់បណ្ដាញសង្គម(Social network) ។